Umowa o pracę – podstawa każdej współpracy
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest zawarcie umowy o pracę. Choć brzmi to banalnie, wiele firm nadal popełnia błędy. Umowa musi być na piśmie, a każda zmiana jej treści również. Warto upewnić się, że dokument zawiera kluczowe informacje: stanowisko, miejsce pracy (np. Zielona Góra, Gorzów Wlkp.), wysokość wynagrodzenia oraz wymiar czasu pracy. Ciekawostka: jeśli zatrudniasz osobę na część etatu, np. 1/2, musisz dokładnie określić dopuszczalną liczbę godzin pracy, które będą uznane za nadliczbowe. Pracownik powinien dostać dodatek za każdą minutę ponad normę – niezapewnienie tego grozi konsekwencjami prawnymi!
Informacja o warunkach zatrudnienia – nie tylko formalność
W ciągu siedmiu dni od podpisania umowy pracownik ma prawo dostać szczegółową informację o swoich prawach. Dotyczy to m.in. długości urlopu, sposobu wypłaty pensji, zasad pracy w nocy czy zasad rozwiązywania umowy. To jeden z elementów, który często zostaje pominięty, a przecież zapobiega późniejszym sporom. Jeśli nie masz regulaminu pracy, musisz samodzielnie poinformować pracownika o porze nocnej, miejscu wypłaty wynagrodzenia i sposobie usprawiedliwiania nieobecności.
Badania lekarskie – bez nich nie ma pracy!
Nie możesz dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Badania wykonuje się na koszt pracodawcy, więc warto wcześniej zadbać o współpracę z odpowiednią placówką medycyny pracy. Pracownik dostaje skierowanie i termin – po wykonaniu badań wraca z zaświadczeniem.
Uwaga! Nie masz prawa żądać dodatkowych badań – te są płatne przez pracownika. A co ważniejsze, przez cały ten czas ma on prawo do wynagrodzenia! Pracownik przed podjęciem pracy musi przejść szkolenie BHP. Składa się ono z instruktażu ogólnego (np. zasady udzielania pierwszej pomocy) i stanowiskowego (dotyczącego konkretnych zagrożeń na stanowisku). Szkolenie trwa minimum 3 godziny i musi zostać odnotowane w aktach osobowych pracownika.
Wyjątek? Jeśli pracownik wraca na to samo stanowisko u tego samego pracodawcy – nie musi powtarzać szkolenia.
Zgłoszenie pracownika do ZUS – deadline 7 dni
To jeden z najczęściej przekraczanych terminów. Masz tylko 7 dni od daty rozpoczęcia pracy, by zgłosić pracownika do ZUS (formularz ZUA). Składki społeczne i zdrowotne są obowiązkowe – ale istnieją wyjątki, np. jeśli pracownik osiągnie limit dochodu (260 190 zł w 2025 roku), składki emerytalne i rentowe można już nie odprowadzać. I pamiętaj – niektórzy pracownicy mogą być zwolnieni ze składek FP i FGŚP, np. osoby powyżej 55/60 roku życia. Od 2020 roku obowiązuje system PPK. Jako pracodawca, masz obowiązek zawrzeć umowę z instytucją finansową i zapisać pracowników w wieku 18–55 lat (lub starszych, jeśli złożą wniosek).
Wpłaty składają się z części pracownika (2–4%) i pracodawcy (1,5–4%). Państwo wspiera ten system „wpłatą powitalną” 250 zł i roczną dopłatą 240 zł. Co ważne – pracownik może zrezygnować z PPK pisemnie.
Podsumowanie – dobrze zatrudniać, żeby uniknąć problemów
Zatrudnienie pracownika to nie tylko podpisanie umowy. To cała seria obowiązków, które trzeba spełnić zgodnie z Kodeksem pracy. Braki w procedurach mogą skończyć się mandatem, a nawet postępowaniem prawnym. Dlatego warto inwestować czas w prawidłowe przyjęcie pracownika do zespołu – zwłaszcza teraz, gdy rynek pracy w Lubuskim rośnie, a konkurencja o najlepszych specjalistów staje się coraz większa.
Nie czekaj, aż coś pójdzie nie tak – zadbaj o porządek zaraz na początku!
